מדיניות פרטיות

1. מי אחראי על המידע ואיך פונים

בעלת מאגר המידע והאחראית עליו היא עולם הטניס, העמותה לקידום הטניס והספורט (ע"ר), מספר 580817013, באר גנים.

ממונה הגנת הפרטיות של העמותה: ינון גולנדר. לכל פנייה בנושא פרטיות: וואטסאפ או טלפון 052-582-6577, דוא"ל olamhatennis@gmail.com. מענה יינתן בתוך 30 יום.

2. על מה המדיניות חלה

• אתר newstudent.olamhatennis.org וטופס הרישום המאוחד.
• האזור האישי של המתאמן, כולל קישור הכניסה האישי והסיסמה.
• שאלונים קצרים לפני ואחרי אימון, ומשוב על אירועים.
• הודעות וואטסאפ ו-SMS מהמיזם, וההודעות שאת/ה שולח/ת אלינו בוואטסאפ.
• תשלום דמי החבר בהוראת קבע דרך דף תשלום מאובטח של Grow (משולם).

3. אין חובה חוקית למסור מידע

מסירת המידע נעשית מרצונך ובהסכמתך. אין חובה בחוק למסור אותו. עם זאת, בלי פרטי קשר והצהרת בריאות לא נוכל לשבץ אותך לאימון, כי אלה תנאי בטיחות בסיסיים. איש קשר לחירום הוא רשות, ומומלץ.

4. איזה מידע נאסף

• פרטי זיהוי ותקשורת: שם, טלפון נייד, דוא"ל (רשות), עיר מגורים, שנת לידה.
• רקע שירות שמסרת בעצמך: שיוך (צה"ל, משטרה, שב"ס, כבאות, מד"א, שירות לאומי, אזרח שנפגע, בן או בת משפחה ועוד), מעמד שירות, ימי מילואים בטווחים, הקשר אזרחי כללי אם בחרת לציין, והכרה מגוף שיקום אם בחרת לציין (בלי מסמכים ובלי אחוזים). כל אלה נמסרים מרצון ומשמשים רק להתאמת המסלול והמאמן.
• בריאות ובטיחות: הצהרה שמצבך מאפשר פעילות ספורט, והערה קצרה למאמן אם בחרת למסור (למשל "כתף ימין"). אנחנו לא מבקשים ולא שומרים אבחנות, אחוזי נכות או מסמכים רפואיים. אם מסגרת מפנה (כמו בית הלוחם) דורשת אישור רפואי, הוא נבדק אצלה ולא נשמר אצלנו.
• איש קשר לחירום (רשות): שם וטלפון, לשימוש רק במצב חירום במהלך פעילות.
• מלווה או בן משפחה שציינת: שם וטלפון, לתיאום בלבד.
• העדפות אימון: ענף, ניסיון, אזור, זמנים, פורמט, שפה, העדפת מאמן או מאמנת, מטרות.
• נתוני השתתפות: אימונים שתואמו, נוכחות, ביטולים, נקודת פתיחה קצרה בהרשמה, ושאלוני הרגשה קצרים לפני ואחרי אימון בדירוג עצמי. המילוי מרצון.
• ציוד: דגם מחבט ונעליים, מידות, אם בחרת למלא באזור האישי.
• דמי חבר: סטטוס החברות, סכום, תאריכי חיוב, מספר אסמכתא של Grow. פרטי כרטיס האשראי נמסרים ישירות ל-Grow ולעולם לא מגיעים אלינו.
• הודעות שאת/ה שולח/ת אלינו בוואטסאפ: טקסט, הקלטות קוליות, תמונות ומסמכים. הן נשמרות ומשויכות לרשומה שלך לפי מספר הטלפון, כדי שנוכל לטפל בפנייה ולתאם אימונים.
• תיעוד הסכמות: לכל הסכמה, סירוב או ביטול נשמרים גרסת המסמך, מועד, הערוץ (אתר, וואטסאפ, SMS), ובאתר גם כתובת IP ופרטי הדפדפן, ובוואטסאפ מזהה ההודעה. כך נוכל להוכיח מה אושר ומתי.
• נתונים טכניים: רישומי גישה ותקלות של המערכת, לצורכי אבטחה ותפעול.

5. מה לא נאסף

• מספר תעודת זהות (למעט אם נדרש על ידי חברת הסליקה בדף התשלום שלה).
• אבחנות, תיקים רפואיים, אחוזי נכות ומסמכי ועדות.
• פרטי כרטיס אשראי או חשבון בנק.
• מידע מרשתות חברתיות או ממקורות חיצוניים עליך.

6. למה משתמשים במידע

• שיבוץ למאמן, לקבוצה, למגרש ולזמנים שמתאימים לך.
• תיאום אימונים, תזכורות, ומענה לפניות.
• בטיחות: איש קשר לחירום והערה בטיחותית, שמועברת למאמן רק כשהיא נחוצה לאימון.
• גביית דמי חבר במסלול הקהילה, וניהול הפטורים במסלולים אחרים.
• שיפור הפעילות ודיווח לשותפים ולתורמים במספרים מצרפיים בלבד, ללא שמות וללא פרטים מזהים.
• עמידה בחובות חוקיות, כמו שמירת רשומות כספיות.

7. למי המידע מועבר

אנחנו לא מוכרים מידע ולא מעבירים אותו לצדדים שלישיים למטרות שיווק. המידע מועבר רק למי שמפורט כאן, ורק מה שנדרש:

• המאמן או המאמנת ששובצו אליך: שם, טלפון ואזור מגורים. ההערה הבטיחותית ואיש הקשר לחירום נשמרים אצל צוות הניהול ומועברים למאמן רק כשהם נחוצים לבטיחות האימון.
• המסגרת שדרכה הגעת, אם יש כזו (בית הלוחם, אגף השיקום, Move-Club, ארגון מפנה): אישור השתתפות ונוכחות, לצורך המימון והתיאום שלה בלבד.
• ספקי שירות שמעבדים מידע עבורנו, מחויבים בהסכם בסודיות ובאבטחה ואינם רשאים להשתמש במידע לצורכיהם: אחסון ותשתית ענן, ערוצי הודעות (וואטסאפ עסקי של Meta, SMS), סליקה והוראות קבע (Grow / משולם), הפקת קבלות, דוא"ל ומסמכים, כלים אוטומטיים (ראו סעיף 9), ופלטפורמת TheraSystem (ראו סעיף 8). רשימה מעודכנת של הספקים תימסר לכל מי שמבקש לעיין במידע עליו (סעיף 14).
• חוקרים או גופי הערכה חיצוניים, רק לבדיקת הפעילות: מידע בלי שם ובלי פרטים מזהים, או מידע מזהה רק בהסכמה נפרדת שלך, ובכל מקרה בהסכם סודיות חתום ובאישור הממונה על הגנת הפרטיות.
• רשויות, אם החוק מחייב או לפי צו.

חלק מספקי השירות (אחסון ענן, דוא"ל, הודעות וכלים אוטומטיים) שומרים מידע בשרתים מחוץ לישראל. ההעברה נעשית לפי תקנות העברת מידע לחו"ל, לספקים שמתחייבים בהסכם לשמור על המידע ברמה שאינה פחותה מזו שבישראל.

8. פלטפורמת TheraSystem

המיזם מנוהל בעזרת פלטפורמת ניהול בשם TheraSystem, שמרכזת את הרישום, השיבוץ, המשוב וההתאמה בין מתאמנים למאמנים. בימים אלה מוקמת חברה בשם TheraSystem שתפעיל את הפלטפורמה, והיא גורם נפרד מהעמותה.

בהסכמתך למדיניות זו את/ה מאשר/ת שהעמותה רשאית להעביר את המידע שלך, כולו או חלקו, לפלטפורמת TheraSystem ולמפעיל שלה, לצורך המשך אותה פעילות ואותן מטרות שמפורטות בסעיף 6, ובלבד שהמפעיל מחויב בהסכם עיבוד מידע לתנאי מדיניות זו, לסודיות ולאבטחת מידע, ואינו רשאי להשתמש במידע למטרות משלו.

לפני שהמידע יעבור לחברה, נודיע על כך מראש באתר, באזור האישי ובהודעה אישית, ותוכל/י להתנגד או לבקש מחיקה. הזכויות שלך (סעיף 14) יישמרו במלואן גם שם.

9. כלים אוטומטיים ובינה מלאכותית

כדי לטפל מהר בפניות, אנחנו נעזרים בכלים אוטומטיים, בהם כלי בינה מלאכותית, לתמלול הקלטות קוליות ולמיון וסיכום של הודעות, בתנאים שלפיהם הספק אינו רשאי להשתמש במידע לצרכיו.

הכלים האלה רק מציעים. אין אצלנו החלטה אוטומטית שמשפיעה עליך (שיבוץ, הפסקת השתתפות, תשלום) בלי שאדם בצוות בדק ואישר. התוצאות לא מוצגות למאמן כציון או כהערכה.

10. הודעות וואטסאפ ו-SMS

הודעות תפעוליות (קישור כניסה, תיאום, תזכורת לאימון, שאלון, עדכון על החברות) הן חלק מהשירות ונשלחות בוואטסאפ או ב-SMS למספר שמסרת. הן נשלחות מהערוץ העסקי הרשמי של המיזם (WhatsApp Business), בשם "מהשטח למגרש, עמותת עולם הטניס".

עדכונים על פעילויות, אירועים, קמפיינים ובקשות תרומה נשלחים רק אם הסכמת לכך במפורש, בטופס או בתשובה בוואטסאפ. אפשר להפסיק בכל רגע בתשובה "הסר" או "הסרה" לאותה הודעה, או בפנייה אלינו. ההפסקה חינם ונכנסת לתוקף מיד. זו זכותך לפי סעיף 17ו לחוק הגנת הפרטיות ולפי סעיף 30א לחוק התקשורת.

בכל שיחה בוואטסאפ אפשר לכתוב "הסכמות" כדי לראות ולשנות את ההסכמות שנתת.

11. צילום ותמונות

צילום בפעילות ושימוש בתמונות נעשים רק אם אישרת זאת במפורש. אפשר לחזור מהאישור בכל עת, ותמונות שכבר פורסמו יוסרו מהערוצים שבשליטתנו בתוך זמן סביר.

12. כמה זמן המידע נשמר

• מידע על ההשתתפות והודעות הוואטסאפ: לאורך תקופת הפעילות ועד שלוש שנים אחרי סיומה, אלא אם ביקשת מחיקה מוקדמת.
• רשומות תשלום ודמי חבר: שבע שנים, כנדרש בדיני המס.
• תיעוד הסכמות, סירובים וביטולים: כל עוד המידע שהוסכם עליו נשמר, ועוד שבע שנים לצורך הוכחה.
• יומני גישה למערכת: לפחות 24 חודשים, כנדרש בתקנות אבטחת מידע.
• מידע שאינו נדרש עוד נמחק או הופך לאנונימי.

13. אבטחת מידע

המאגר כולל מידע בעל רגישות מיוחדת (הצהרות בריאות ורקע שירות), ולכן הוא מאובטח לפי רמת האבטחה המתאימה בתקנות אבטחת מידע, באמצעים שבהם בקרת גישה לפי תפקיד (מאמן רואה רק את המתאמנים שלו, צוות הניהול רואה לפי הצורך), הצפנה בתעבורה, תיעוד גישה וגיבויים. הצוות והמאמנים מחויבים בסודיות. אם יתרחש אירוע אבטחה חמור, נדווח לרשות להגנת הפרטיות ונודיע לך לפי הדין.

14. הזכויות שלך

• לעיין במידע שנשמר עליך ולקבל העתק שלו.
• לתקן מידע לא נכון או לא מעודכן.
• לבקש מחיקה של המידע, או להפסיק את ההשתתפות. נשמור רק מה שהחוק מחייב לשמור.
• לחזור בך מהסכמה (למשל לצילום או לעדכונים) בלי שזה יפגע בהשתתפות.
• להתנגד לשימוש במידע לדיוור ישיר.
• לפנות לרשות להגנת הפרטיות (gov.il/privacy) אם לדעתך זכויותיך נפגעו.

לכל בקשה: ממונה הגנת הפרטיות, וואטסאפ 052-582-6577 או olamhatennis@gmail.com. נאמת שהפנייה מגיעה ממך ונטפל בה בתוך 30 יום.

15. עוגיות ואחסון בדפדפן

האתר שומר במכשיר שלך רק מה שנדרש לתפעול: טיוטת טופס הרישום (כדי שלא תאבד אם יצאת באמצע), פרטי הכניסה לאזור האישי, והעדפות תצוגה. אין עוגיות פרסום ואין מעקב בין אתרים.

16. גיל

האתר והרישום כאן מיועדים לגיל 18 ומעלה. רישום ילדים ונוער לחוגי העמותה נעשה על ידי הורה באתר olamhatennis.org, לפי מדיניות הפרטיות שם.

17. שינויים במדיניות

נעדכן את המדיניות כשיש שינוי בפעילות או בדין. שינוי מהותי יוצג באתר ובאזור האישי, ונבקש אישור מחודש באתר או בוואטסאפ. אם לא אישרת, ההשתתפות לא נפסקת אוטומטית, ונפנה אליך כדי לבדוק מה מתאים.

היסטוריית גרסאות: 1.0 (4.9.2025) מדיניות ראשונה לטופס ההצטרפות. 2.0 (11.9.2026) טופס רישום מאוחד, אזור אישי, דמי חבר בהוראת קבע דרך Grow, פלטפורמת TheraSystem, התאמה לתיקון 13. 2.1 (4.11.2026) ממונה הגנת הפרטיות, ערוץ וואטסאפ רשמי, שרת העמותה וספקים מעודכנים, כלים אוטומטיים, העברה לחו"ל, חוקרים חיצוניים, חברת TheraSystem בהקמה, ותיעוד הסכמה בוואטסאפ.